Comité de parents

Le comité de parents apporte le point de vue des parents sur divers aspects du projet éducatif de l’Institut. Ses membres s’impliquent bénévolement dans la vie de l’école en participant à diverses activités requérant leur participation.

Composition du comité de parents

Le comité de parents est composé d’au maximum onze parents de l’Institut, de la direction, et du représentant désigné par le personnel enseignant. En tout temps, il doit y avoir au moins un représentant par niveau ainsi qu’un représentant pour le préscolaire.

Les parents sont invités, via le premier Infoparents de la rentrée scolaire à participer à une rencontre visant à procéder à l’élection des membres du comité de parents.

Durée des mandats

Le mandat de chaque parent est d’une durée de deux ans renouvelable.

Une personne cesse d’être membre du comité de parents si elle perd le statut de parent, si elle refuse la responsabilité de la charge ou si elle démissionne par écrit. Suite à une absence non motivée à deux rencontres, le (la) président(e) entrera en contact avec le membre afin de vérifier son intérêt à poursuivre.

En cas de vacance en cours d’année scolaire, le comité de parents peut inviter des membres de l’Association à combler cette vacance pour la durée restante du mandat.

Rôle du comité de parents

Le comité de parents

Émet un point de vue « parents » auprès de la direction
Émet à la direction toutes recommandations propres à assurer le meilleur fonctionnement de l’Institut
Étudie les différents sujets sur lesquels il peut être consulté par la direction de l’Institut et donner un avis. Par exemple:
- Les règles de conduite et les mesures de sécurité pour les élèves
- Les orientations et les mesures contenues au projet éducatif
- La programmation proposée par la direction de l’école, des activités éducatives qui nécessitent un changement à l’horaire habituel des élèves ou un déplacement de ceux-ci à l’extérieur de l’école
- L’organisation de services de garde en général
S’engage dans différents dossiers relatifs au bon fonctionnement de l’école,
Délègue deux parents de l’Association comme membre de la Corporation de l’Institut St-Joseph.

Fonctionnement

Le quorum du comité est fixé à la moitié des membres plus un (1).

Les membres reçoivent un avis de convocation accompagné d’un projet d’ordre du jour quelques jours avant la réunion.

Dès leur première réunion, les membres du comité

Choisissent parmi eux, les personnes qui occuperont la présidence et la vice-présidence
Établissent le calendrier des rencontres pour l’année, huit rencontres sont habituellement prévues
Établissent le calendrier du secrétariat qui est fait en alternance entre les membres
Forment les sous-comités
- Le service de l’uniforme
- La photo des élèves
- La rédaction pour l’Info-parents
- Les portes ouvertes
- La reconnaissance du personnel
Identifie les membres de l’Association des parents qui seront délégués à la Corporation de l’Institut St-Joseph

Le comité peut former des comités ad hoc afin de poursuivre plus à fond l’étude des dossiers.

Avec l’accord des membres du comité, il est possible de s’adjoindre d’autres personnes.

Le comité établit ses règles de régie interne dans le respect de ses objectifs de travail.

Fonctions

Présidence

La personne qui occupe la présidence est responsable de la bonne marche du comité de parents et devient la porte-parole officielle du comité entre les réunions. Elle doit prendre les moyens appropriés afin de permettre au comité de bien jouer son rôle. De plus, la personne

Préside les réunions du comité de parents
- Veille au bon déroulement des réunions dans un contexte de respect de tous et dans l’établissement d’un climat favorable au travail et aux échanges constructifs
- Suscite l’intérêt et la bonne participation des membres
Prépare l’ordre du jour en collaboration avec la direction
Transmet aux membres l’avis de convocation, le projet d’ordre du jour, le procès-verbal de la rencontre précédente ainsi que la documentation pertinente, quelques jours avant la date prévue pour la réunion
Transmet au secrétariat de l’Institut les procès-verbaux approuvés par le comité afin qu’ils soient publiés sur le site web de l’Institut
Tient à jour la liste des membres du comité de parents
Voit à l’établissement d’un bon dialogue avec les différents intervenants de l’Institut
Est à l’affût de toutes informations pouvant éclairer les membres du comité de parents dans leurs travaux
Sollicite la collaboration de la direction et du personnel de l’école lorsque le comité de parents a besoin d’un support technique.

Vice-présidence

Comme vice-président(e), la personne doit

Remplacer le (la) président (e) lors de son absence ou en cas de démission de ce dernier ou de cette dernière jusqu’à l’élection d’un nouveau ou d’une nouvelle président (e)
Est à l’affût de toutes informations pouvant éclairer les membres du comité de parents dans leurs travaux
Sollicite la collaboration de la direction et du personnel de l’école lorsque le comité de parents a besoin d’un support technique.

Secrétariat

Le (la) secrétaire de la réunion rédige le procès-verbal de la rencontre dans le format établit par le comité et le fait parvenir au président (e) au moins une semaine avant la date prévue pour la réunion suivante.

Direction de l’Institut

La direction de l’école

Agit comme personne-ressource auprès des membres du comité
Collabore à l’élaboration de l’ordre du jour
Établit le lien entre le comité et les intervenants de l’Institut
Participe aux discussions du comité en fournissant les renseignements pertinents
Répond aux demandes du comité
Tient compte des recommandations faites par le comité lors de consultation
Informe les membres du comité des diverses activités, projets et objectifs de l’Institut
Apporte la documentation nécessaire à l’étude des points inscrits à l’ordre du jour lorsque pertinent.

L’enseignant(e)

Agit comme personne-ressource auprès du comité de parents
Transmet ses réactions d’enseignant aux suggestions et aux projets du comité.

Les membres du comité de parents

Chacun des membres:

Participe aux discussions lors des rencontres
Indique les points qu’il voudrait voir discuter lors des rencontres
Participe aux sous-comités
S’implique dans les activités de l’école organisées occasionnellement par le comité de parents
Informe le (la) président (e) ou le secrétariat de l’Institut s’il ne peut assister à une réunion à laquelle il a été convoqué.

Communication avec les parents

Le comité de parents favorisera la communication avec les parents en déposant les procès-verbaux des rencontres sur le site web de l’Institut et en rédigeant un texte à inclure dans l’Info-parents suite à une réunion.

Afin que les parents puissent entrer en contact avec les membres du comité de parents pour leur formuler des préoccupations qu’ils voudraient voir discutées par le comité, la liste des membres sera publiée dans le bottin téléphonique de l’Institut et sera également disponible au secrétariat de l’Institut.